lunes, 27 de abril de 2009

MANEJO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES

DOCUMENTOS CONTABLES
DOCUMENTOS Y LIBROS CONTABLES
LOS DOCUMENTOS JUSTIFICANTES
DOCUMENTACIÓN MERCANTIL Y CONTABLE
DOCUMENTOS JUSTFICANTES: MERCANTILES - TIPO
ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES
LOS LIBROS CONTABLES: CONCEPTO, FUNCIÓN Y CLASIFICACIÓN
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES
LIBROS AUXILIARES
CORRECCIÓN DE ERRORES
LEGISLACIÓN MERCANTIL APLICABLE AL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
LOS DOCUMENTOS JUSTIFICANTES
A la hora de reflejar las variaciones patrimoniales el contable se ha de basar en unos documentos que lo justifican. Estos documentos son los documentos justificantes, los cuales, además de servir como base para la realización de los asientos contables serán también la prueba formal de que tales asientos reflejan variaciones reales del patrimonio. Por tanto, los documentos justificantes no solamente han de existir sino que deben ser también conservados, no solo por razones lógicas sino también por imperativo legal, y eso está regulado en el artículo 30 del Código de Comercio.
DOCUMENTACÍON MERCANTIL Y CONTABLE
Los propios libros contables: basados en otros libros contables
Documentación relativa a las compras y ventas: albarán, notas de pedido y facturas.
Documentos relativos al almacén: referidos al registro de compras y ficha de almacén
Documentos relacionados con cobros y pagos: letra de cambio, cheques y extractos bancarios
Documentos relacionados con temas fiscales y laborales: liquidación de impuestos, nóminas, Tc1 y Tc2
Otros documentos: pólizas de seguros, escrituría, contrato de compraventa, recibos de suministros y contratos de alquiler
DOCUMENTOS JUSTIFICANTES MERCANTILES-TIPO
Albarán:
No tiene aplicación contable a menos que esté respaldado por una factura. Sirve ara comprobar entradas y salidas.
Factura:
La expedición de la factura es obligatoria para todas las empresas. Es uno de los principales documentos y lo 1º que hay que hacer es identificar si ha sido emitida por nuestra empresa o por otra a nuestro nombre. Los datos a consignar son los siguientes:
Estar numeradas correlativamente
Llevar NIF/CIF y los domicilios tanto del que expide como del destinatario
Aparecer el importe con el IVA desglosado
Lugar y fecha de emisión
El cheque:
Sirve para efectuar pagos a través del banco. La persona que firma el cheque es la que paga y la que cobra es la que está detrás de la denominación “páguese por un cheque...”. Siempre va a banco c/c.
La letra de cambio:
Documento en virtud del cual una persona llamada librador ordena a otra, denominada librado, que pague cantidad una determinada que en una fecha indicada a la orden de una 3ª persona (tomador, tenedor o beneficiario). Los requisitos de la letra de cambio son:
Vencimiento
A la vista: el librado tiene que pagarla
A plazo vista: pagarla en la fecha determinada
A plazo fecha: el librado tiene un plazo de pago posterior a la fecha
A fecha fija: el librado tiene una prórroga
Endoso—ceder la letra a otra persona
Aceptación y pago—solo es indispensable en el plazo a vista. El día del vencimiento se presenta la letra de cobro, estando el documento una vez firmado y pagado pasa a poder del librado como justificante de dicho pago
ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES
Según el artículo 30 del Código de Comercio los empresarios deben guardar los documentos ordenados.
Los criterios para elegir un archivo son:
Volumen de documentos
Antigüedad de documentos
Características de los documentos
Frecuencia de uso
Normas generales de clasificación:
Justificantes de caja—se ordenan por orden cronológico
Por bancos—se ordenan por fechas
Tipos de mercancías y cronología
- Facturas emitidas cronológicamente y por Nº de factura—es conveniente tener copia en la carpeta de cada cliente
Por proveedores cronológicamente
LOS LIBROS CONTABLES: CONCEPTO, FUSIÓN Y CLASIFICACIÓN
Un libro contable es un medio material en el que se registran de cualquiera de las formas posibles los hechos patrimoniales o patrimonio. En la práctica, nos referimos a aquellos que cumplen los requisitos establecidos en los artículos 25-33 del Código Mercantil.
Según legislación mercantil:
Obligatorios:
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Libro Diario
De actas (sociedades)
Registro de socios
Libro Registro
Voluntarios:
Resto de libros que desee llevar la empresa según su actividad
Según método contable:
Principales
Libro Diario
Libro Mayor
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Auxiliares—cualquiera que desarrollen los libros contables principales
Registros—documentos que se relacionan con operaciones que se han realizado o se realizarán
Copiadores—destinados a describir con detalle hechos o documentos
DOCUMENTOS Y LIBROS CONTABLES
LOS DOCUMENTOS JUSTIFICANTES
DOCUMENTACIÓN MERCANTIL Y CONTABLE
DOCUMENTOS JUSTFICANTES: MERCANTILES - TIPO
ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES
LOS LIBROS CONTABLES: CONCEPTO, FUNCIÓN Y CLASIFICACIÓN
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES
LIBROS AUXILIARES
CORRECCIÓN DE ERRORES
LEGISLACIÓN MERCANTIL APLICABLE AL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
LOS DOCUMENTOS JUSTIFICANTES
A la hora de reflejar las variaciones patrimoniales el contable se ha de basar en unos documentos que lo justifican. Estos documentos son los documentos justificantes, los cuales, además de servir como base para la realización de los asientos contables serán también la prueba formal de que tales asientos reflejan variaciones reales del patrimonio. Por tanto, los documentos justificantes no solamente han de existir sino que deben ser también conservados, no solo por razones lógicas sino también por imperativo legal, y eso está regulado en el artículo 30 del Código de Comercio.
DOCUMENTACÍON MERCANTIL Y CONTABLE
Los propios libros contables: basados en otros libros contables
Documentación relativa a las compras y ventas: albarán, notas de pedido y facturas.
Documentos relativos al almacén: referidos al registro de compras y ficha de almacén
Documentos relacionados con cobros y pagos: letra de cambio, cheques y extractos bancarios
Documentos relacionados con temas fiscales y laborales: liquidación de impuestos, nóminas, Tc1 y Tc2
Otros documentos: pólizas de seguros, escrituría, contrato de compraventa, recibos de suministros y contratos de alquiler
DOCUMENTOS JUSTIFICANTES MERCANTILES-TIPO
Albarán:
No tiene aplicación contable a menos que esté respaldado por una factura. Sirve ara comprobar entradas y salidas.
Factura:
La expedición de la factura es obligatoria para todas las empresas. Es uno de los principales documentos y lo 1º que hay que hacer es identificar si ha sido emitida por nuestra empresa o por otra a nuestro nombre. Los datos a consignar son los siguientes:
Estar numeradas correlativamente
Llevar NIF/CIF y los domicilios tanto del que expide como del destinatario
Aparecer el importe con el IVA desglosado
Lugar y fecha de emisión
El cheque:
Sirve para efectuar pagos a través del banco. La persona que firma el cheque es la que paga y la que cobra es la que está detrás de la denominación “páguese por un cheque...”. Siempre va a banco c/c.
La letra de cambio:
Documento en virtud del cual una persona llamada librador ordena a otra, denominada librado, que pague cantidad una determinada que en una fecha indicada a la orden de una 3ª persona (tomador, tenedor o beneficiario). Los requisitos de la letra de cambio son:
Vencimiento
A la vista: el librado tiene que pagarla
A plazo vista: pagarla en la fecha determinada
A plazo fecha: el librado tiene un plazo de pago posterior a la fecha
A fecha fija: el librado tiene una prórroga
Endoso—ceder la letra a otra persona
Aceptación y pago—solo es indispensable en el plazo a vista. El día del vencimiento se presenta la letra de cobro, estando el documento una vez firmado y pagado pasa a poder del librado como justificante de dicho pago
ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES
Según el artículo 30 del Código de Comercio los empresarios deben guardar los documentos ordenados.
Los criterios para elegir un archivo son:
Volumen de documentos
Antigüedad de documentos
Características de los documentos
Frecuencia de uso
Normas generales de clasificación:
Justificantes de caja—se ordenan por orden cronológico
Por bancos—se ordenan por fechas
Tipos de mercancías y cronología
- Facturas emitidas cronológicamente y por Nº de factura—es conveniente tener copia en la carpeta de cada cliente
Por proveedores cronológicamente
LOS LIBROS CONTABLES: CONCEPTO, FUSIÓN Y CLASIFICACIÓN
Un libro contable es un medio material en el que se registran de cualquiera de las formas posibles los hechos patrimoniales o patrimonio. En la práctica, nos referimos a aquellos que cumplen los requisitos establecidos en los artículos 25-33 del Código Mercantil.
Según legislación mercantil:
Obligatorios:
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Libro Diario
De actas (sociedades)
Registro de socios
Libro Registro
Voluntarios:
Resto de libros que desee llevar la empresa según su actividad
Según método contable:
Principales
Libro Diario
Libro Mayor
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Auxiliares—cualquiera que desarrollen los libros contables principales
Registros—documentos que se relacionan con operaciones que se han realizado o se realizarán
Copiadores—destinados a describir con detalle hechos o documentos
LEGISLACIÓN MERCANTIL APLICABLE AL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
CÓDIGO DE COMERCIO
ARTÍCULO 25: 1.- Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de la empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas las operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará, necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas Anuales y otro Diario.
2.- La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la autoridad de aquellos.
ARTÍCULO 26: 1.- Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas en los que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se hayan solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.
ARTÍCULO 27: 1.- Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente habrán de llevar al Registro Mercantil del lugar del que tuvieran domicilio, para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno, diligencia, de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legislación efectuada por el Registro de origen.
2.- Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas sueltas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales, serán legislación antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
ARTÍCULO 28: 1.- El libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el balance inicial detallado en la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación del ejercicio y las Cuentas Anuales.
2.- El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.
ARTÍCULO 29: 1.- Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan los errores u omisiones padecidas en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.
2.- Las anotaciones contables deberán ser hechas expresando los valores en Pesetas, y en Euros hasta el 2002.
ARTÍCULO 30: 1.- Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados durante seis años, a partir del último asiento realizado en libros, salvo lo que se establezca en disposiciones generales o especiales.
2.- El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no lo exime del deber al que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.
ARTÍCULO 31: .- El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho.
ARTÍCULO 32: .- La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo que derive en lo expuesto en las leyes.
.- La comunicación o reconocimiento general de los libros, correspondencia y demás documentos de los empresarios, sólo podrá detectarse de oficio o de instancia de parte, en los casos de sucesión universal, suspensión de pagos, quiebras y liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles, expedientes de regulación de empleo, y cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo.
.- En todo caso, fuera de los plazos prefijados en el párrafo anterior, podrá decretarse la exhibición de los libros y documentos de los empresarios a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición. El reconocimiento se contraerá exclusivamente a los puntos que tengan relación con la cuestión de que se trate.
ARTÍCULO 33: 1.- El reconocimiento al que se refiere el artículo anterior, ya sea general o particular, se hará en el establecimiento del empresario, en su presencia o en el de la persona que comisione, debiendo aportarse las medidas oportunas para la debida conservación y custodia de los libros y documentos.
.- En cualquier caso, la persona a cuya solicitud se decrete el reconocimiento podrá servirse de auxiliares técnicos en la forma y número que el juez considere necesario.
Técnicas de Archivo
Objetivo:Los diversos sistemas de archivar que se han implantado en las oficinas requieren sin excepción, la presencia de personal técnicamente preparado para resolver acertadamente los complicados e ignorados problemas de la administración de los archivos, representada por un cúmulo de documentos que deben formar un todo orgánico compuesto de miles de piezas en que reflejan toda la vida de la institución. Esto permite asegurar que el archivo es a las instituciones, lo que la memoria a la inteligencia humana. Dirigido a:En particular a secretarias, asistentes contables y administrativos; y en general a todas aquellas personas que necesiten prepararse para resolver acertadamente los complicados e ignorados problemas de la administración de los archivos.

No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada